Best practices EchoSphere
EchoSphere: hoor wat er aan elke tafel gezegd wordt
Door Jerre Maas, sociaal psycholoog en mede-oprichter van livewall
Bij tafelgesprekken gebeurt vaak het mooiste werk van een bijeenkomst, en tegelijk raak je er het meeste kwijt. Aan elke tafel wordt iets gezegd, maar in de plenaire terugkoppeling hoor je hooguit een paar zinnen per tafel. De rest verdwijnt.
EchoSphere lost dat op. Eén telefoon per tafel neemt het gesprek op, EchoSphere vergelijkt de tafels live en maakt samenvattingen per tafel, per ronde en voor de hele sessie. Zo zie je als zaal wat er leeft, en houdt de organisatie de opbrengst vast.
Wanneer zet je het in
EchoSphere past bij werksessies, brainstorms, participatiebijeenkomsten, diner pensants en strategiedagen. Overal waar mensen in kleine groepen praten en je wilt weten wat er gezegd is.
Het werkt het best als de gesprekken een duidelijke vraag hebben. Bij een vrije borrel heeft het weinig zin.
Best practices
- 01
Eén telefoon per tafel, midden op tafel
Leg de telefoon in het midden, zodat iedereen even goed te horen is. Wie aan de rand zit, wordt anders minder goed opgenomen. Zo telt elke stem even zwaar mee in de samenvatting.
- 02
Een duidelijke vraag per ronde
Een open, concrete vraag levert een gesprek op dat je goed kunt samenvatten. Een vage vraag levert een vaag gesprek op. Zet de vraag groot in beeld, zodat tafels er tijdens de ronde op terug kunnen vallen.
- 03
Rondes van vijftien tot twintig minuten
Als vuistregel is dat lang genoeg om de diepte in te gaan en kort genoeg om de energie vast te houden. Korter wordt oppervlakkig, langer gaat rondjes draaien.
- 04
Koppel de samenvatting live terug
Het sterkste moment is als de zaal na een ronde ziet wat er aan alle tafels speelde. Mensen herkennen hun eigen inbreng en zien waar andere tafels anders denken. Dat geeft een gevoel van gezamenlijkheid dat een plenaire ronde zelden haalt.
- 05
Benoem privacy kort aan het begin
Mensen praten vrijer als ze weten wat er met de opname gebeurt. Vertel kort waarvoor het gesprek wordt opgenomen en wat er met de samenvatting gebeurt. Dat kost een minuut en voorkomt wantrouwen.
- 06
Gebruik verschillen tussen tafels
Waar tafels het oneens zijn, zit vaak het interessantste gesprek. Ik gebruik die verschillen als startpunt voor de plenaire discussie.
Veelgemaakte fouten
- Telefoon aan de rand van de tafel. Dan worden sommige stemmen slecht opgenomen.
- Geen terugkoppeling. Als de samenvatting alleen in een rapport belandt, mist de zaal het mooiste moment.
- Te veel vragen in één ronde. Eén vraag per ronde houdt het gesprek gefocust.
Zo bereid je het voor
- Vraag per ronde geformuleerd en getest
- Telefoons opgeladen, één per tafel
- Rondes ingepland in het programma
- Korte uitleg over privacy voorbereid
- Moment voor live terugkoppeling ingepland
- Afgesproken wie de samenvattingen na afloop ontvangt
Waarom dit werkt
Als sociaal psycholoog vind ik dit misschien wel het mooiste aan EchoSphere: in een kleine groep durven mensen meer te zeggen dan in een volle zaal. Die eerlijkheid ging vroeger verloren in de terugkoppeling. Nu blijft hij bewaard, en hoort de hele zaal wat er werkelijk gezegd is.
Voor de organisatie is het een extra opbrengst: je gaat naar huis met een verslag van wat er leeft, in plaats van een paar flip-overs met steekwoorden.
Wil je EchoSphere inzetten op jouw event? Vertel me wat je van plan bent, dan denk ik mee over de opzet.