Best practices Robin.ai
Robin.ai: een AI-sidekick die deelnemers echt helpt
Door Jerre Maas, sociaal psycholoog en mede-oprichter van livewall
Robin.ai is een AI-sidekick voor deelnemers. Robin beantwoordt in een chat vragen over het programma, de workshops, de catering of met wie je moet netwerken, in de naam en toon van het event.
Op elk event stellen mensen dezelfde vragen: waar is zaal drie, hoe laat begint de workshop, is er vegetarisch eten. Die vragen komen bij de balie, bij de organisatie of bij mij terecht. Robin vangt ze op, zodat de organisatie tijd houdt voor wat echt aandacht nodig heeft.
Wanneer zet je het in
Robin is het meest waardevol bij events met een vol programma: meerdere zalen, parallelle sessies, veel sprekers of een groot netwerkdeel. Ook bij meerdaagse congressen helpt het, omdat mensen dan steeds opnieuw iets willen opzoeken.
Bij een korte bijeenkomst van een uur met één zaal is het minder nodig. Daar kan de dagvoorzitter het meeste zelf vertellen.
Best practices
- 01
Voed Robin met goede bronnen
Robin is zo goed als de informatie die je erin stopt. Denk aan het volledige programma, praktische informatie (route, parkeren, garderobe, eten), de sprekers met hun onderwerp en de workshops. Hoe completer de bronnen, hoe minder Robin hoeft te zeggen dat hij het niet weet.
- 02
Kies de toon van het event
Een juridisch congres vraagt een andere toon dan een festival voor startups. Stem de toon af op het publiek en de organisatie. Mensen vertrouwen een assistent sneller als die klinkt zoals de rest van het event.
- 03
Test vooraf met lastige vragen
Stel zelf de vragen die je niet wilt dat misgaan: dubbelzinnige vragen, vragen over dingen die niet in de bronnen staan, vragen die eigenlijk bij een mens horen. Zo zie je waar je bronnen moet aanvullen.
- 04
Kondig Robin aan bij de opening
Een tool die niemand kent, gebruikt niemand. Ik vertel bij de opening wat Robin is en waarvoor je hem kunt gebruiken, en laat de QR-code in beeld zien. Een voorbeeldvraag helpt mensen op weg.
- 05
Gebruik Robin voor netwerken
Veel deelnemers willen netwerken maar weten niet met wie. Als Robin weet wie er is en waar die mensen mee bezig zijn, kan hij suggesties doen. Dat verlaagt de drempel om iemand aan te spreken.
- 06
Houd een mens bereikbaar
Sommige vragen horen bij een mens, zoals een medisch probleem of een klacht. Zorg dat Robin dan verwijst naar de organisatie.
Veelgemaakte fouten
- Onvolledige bronnen. Een assistent die vaak het antwoord niet weet, wordt snel genegeerd.
- Last-minute programmawijzigingen vergeten. Werk de bronnen bij als er iets verschuift, anders geeft Robin verouderde antwoorden.
- Niet aankondigen. Dan blijft de tool onzichtbaar en lopen mensen gewoon weer naar de balie.
Zo bereid je het voor
- Programma, sprekers en workshops compleet aangeleverd
- Praktische informatie verzameld: route, eten, garderobe
- Toon van het event afgesproken
- Getest met lastige en onverwachte vragen
- Verwijzing naar de organisatie voor persoonlijke vragen
- Aankondiging en QR-code in het draaiboek van de opening
Waarom dit werkt
Wat ik mooi vind aan Robin: het haalt de ruis weg. Als de praktische vragen beantwoord zijn, hebben mensen hoofd voor de inhoud en voor elkaar. Dat is uiteindelijk waar een event om draait.
Mijn advies is om Robin te zien als een collega aan de balie. Je zou een nieuwe collega ook goed inwerken, vertellen hoe het event in elkaar zit en laten weten wanneer hij iemand anders moet roepen. Met Robin werkt dat precies zo.
Wil je Robin.ai inzetten op jouw event? Vertel me wat je van plan bent, dan denk ik mee over de opzet.